案例概览
上海长三角医创生命健康产业基金会是一家专注生命健康与医药创新的公益机构，承担项目征集、评审和资助管理等工作。原有系统中的申请、评审和管理相互分散，项目进度、专家协作、财务事项和阶段通知都高度依赖人工衔接。为此，客户找到明道云合作伙伴秋光信息，基于明道云 HAP 重构项目管理流程。新系统让不同角色能够从统一入口完成各自工作，项目状态和停滞节点更加清晰，专家评审、发票跟进和阶段通知由系统自动推进，明显减少了项目人员的重复沟通与手工操作。
客户挑战
基金会原有系统将项目申请、评审和后续管理分散在不同模块，仅通过同一编号关联。项目进度难以集中查看，专家线上评审操作不便，线下评审、发票提交和阶段通知又依赖项目人员逐一沟通，带来大量重复工作。
项目全周期信息分散，进度难以追踪
项目申请、评审和管理分散在不同模块，仅通过同一编号串联。项目人员查看单个项目的当前阶段、历史记录和下一步动作较为不便，也难以从整体上掌握各项目的推进情况。
缺少专家管理与便捷的线上评审工具
原有系统没有独立的专家管理模块，线上评审也无法在同一界面对照申报书并完成打分，专家需要来回切换，操作不便。
线下评审通知依赖人工
线下评审安排由项目人员逐一通知和协调，重复沟通较多，也容易出现遗漏或延迟。
财务信息缺少统一管理
原有系统未覆盖财务信息，发票提交等事项需要项目人员手动通知和跟进，业务进度与财务事项难以联动。
阶段性通知依赖人工发送
申请、评审、合同等各阶段信息主要由项目人员逐条发送短信，不仅增加工作量，也难以保证通知及时、口径一致。
跨阶段档案追溯不便
申请、评审和后续管理分散在不同模块，项目档案只能依靠编号关联。需要复查历史材料或了解完整过程时，项目人员往往要跨模块查询，信息查找成本较高。
解决方案
秋光信息基于明道云 HAP ，重构申请、评审、项目管理与财务协同流程。系统以项目全景视图和仪表盘集中展示阶段进度，为专家提供独立门户、随机分配和双屏评审工具，并通过财务看板与规则引擎自动推进发票提醒和多渠道通知，让项目人员、专家、申请人和财务人员在同一平台协同。
项目全景视图与流程重构
通过明道云 HAP 重构从申报到结题的项目管理流程，为申请人、专家和管理者设置清晰的操作入口。系统自动追踪项目所处阶段，并在首页展示各记录的进度与停滞节点；管理仪表盘汇总各阶段项目数量，帮助管理者快速掌握整体进展。
专家门户与双盲评审工作台
建立专家独立门户，系统按设定人数将项目随机分配给专家，专家仅可查看本人负责的项目。双屏评审工作台左侧展示项目申报书，右侧呈现结构化评分表，专家可边阅读材料边评分、填写意见；同时隐藏申报人姓名和单位信息，支持双盲评审。系统还可通过邮件或短信自动发送评审提醒，减少人工通知。
财务事项闭环管理
为财务人员设置独立看板，按“待开票、待付款、已完成”等状态分类管理。项目立项后，系统自动通知申请人上传发票，将发票提交与项目进度联动，减少项目人员逐一催办。
规则引擎驱动的自动化消息中心
建立模板化消息中心，覆盖“申请提交成功”“初审通过/驳回”“专家评审开始”等 10 余个关键节点。系统根据项目状态或关键操作自动触发短信、邮件和站内信，将申请、评审、合同等环节的通知纳入统一流程。
核心效益
多角色操作更清晰:申请人、专家、管理者和财务人员进入系统后，可通过各自入口和操作指引快速找到待办事项，更快熟悉流程并自主完成操作。
项目进度全程可视:项目所处阶段、当前状态和停滞节点集中呈现，管理者可快速掌握整体进展，项目人员跟进更有依据。
专家评审更便捷:专家可在同一工作台对照申报材料完成评分与意见填写，随机分配和权限控制也让评审组织更规范。
关键节点自动通知:系统根据项目状态自动向相关人员发送短信、邮件或站内信，无需项目人员逐条通知。
减轻项目人员负担:项目进度跟踪、评审提醒和发票催缴等工作由系统自动推进，减少项目人员日常通知与跟进工作量。
