前言
明道不仅提供了高可用的SaaS软件,还尽全力提供有效的部署指南,帮助用户企业尽快用上、用好明道。为此我们专门设计了“明道实施辅助”服务,作为专项售后服务提供给付费客户。如果您希望自行部署,请参考我们专门为您准备的部署指南。
部署的基本步骤
1. 邀请员工加入网络
  • 决定部署后,应该用最快的时间让同事都加入明道网络,队形越整齐,协作越高效。如果您使用企业邮箱,任何人均可在邀请同事页面进行邀请,如果是免费邮箱,则必须由管理员进行邀请。
  • 邀请同事可以通过邮箱地址一个一个输入,也可上传包含邮件地址的文件;您也可以直接复制一个邀请链接,通过各种方式发送给同事集中邀请。
2. 创建协作群组
企业的明道群组设计没有绝对标准,通常可以依据以下方式创建群组:
  • 按部门或工作小组,这个很好理解。例如“市场部”“销售部”“客服三组”等,这些群组内通常沟通本部门事务。
  • 按管理层级,例如“高管群组”,“经理管理层”,这些群组通常沟通管理相关的事务和经验。
  • 项目,通常需要较长时间,跨部门协作来完成。
以上这些群组都应该是”私有“群组。
虽然明道用户都有创建群组的权利,但网络管理员可以在部署初期创建一批官方群组。官方群组在显示的时候会有特殊标识。
3. 自定义配置
  • 在网络管理中进行初始化设置,设置网络显示名称,界面色彩,上传logo,自定义封面图片,设置二级域名,指定更多管理员等。虽然这些配置随时都可以继续修订,但在部署早期通过系统设置来提供更专属化的使用环境,对于全员成功部署依然有帮助作用。
4. 制定使用规范
  • 撰写针对本公司的明道使用规范,要求全员在内部协作和知识分享中尽可能统一使用明道,并对使用过程中的要求、纪律和准则作出规定。虽然明道倡导自发的管理理念,但在明道部署早期,恰当的强制使用是必须的,毕竟这是一款需要多人共同参与的协作软件。部署过程中切记放任团队随意试用性的部署,这对全员在明道上建立协作体系毫无帮助。
明道围绕大部分企业的共同点,提供了一个使用规范的范本,供企业直接参考。
5. 正式宣布启用
  • 当以上工作都完成后,就可以通过公告手段向全员宣布正式启用明道了。除了群发的信息外,还建议通过管理例会等手段多次强调。
预计时间21-30天
正式全员部署
邀请员工加入

Email群发邀请
QQ群导入
通讯录邀请
明确未来新员工的加入机制
明确网络管理者
个人版/付费版

建立群组

部门官方群组*
区域群组
项目群组
跨部门协作群组
事业部群组
管理层群组

基本使用

分享 工作进度,成果,想法,建议,文档,资源,情报,工作方法等

沟通 策略,目标,工作计划,工作标准,工作重点,团队文化,市场发现,意见反馈等

协作 任务分配,进度跟踪,任务讨论,协同写作,日程安排

  • 官方群组只有在付费版下才能由企业账户管理员建立
早期尝试至少21天后,可开始全员部署
习惯养成于激励
  • 明道部署的成功关键在于能否在短期内帮助大多数用户养成使用习惯。因此我们推荐了几个常见用例,只要部署过程中,反复强调和鼓励这些用例,就能够达到固化习惯的目的。而管理者也可以通过各种手段来激励明道使用积极的员工。
  • 每日工作汇报使用明道动态更新分享
  • 文档分享和审阅通过明道动态
  • 会议记录使用明道动态,或者直接创建任务
  • 任务分配使用明道任务中心
  • 日程邀约使用明道日程中心
  • 根据部署经验,通常3-4周的坚持使用即可帮助养成习惯。
部署中的角色
  • 最高管理者:明道部署成功的核心。企业最高管理者应该在部署明道过程中积极推行,以身作则。任何IT系统的部署都离不开企业高层的支持,明道也不例外。
  • IT专员:如果条件允许,建议由公司IT部门指定的人选负责明道后台管理,作为网络管理员负责后台设置。
  • HR和行政专员:通常协助公司发布公告性内容,负责新进员工和离职员工的账号管理。
常见疑问
  • Q : 我非常认可明道,可是其他同事不积极反馈怎么办?
  • A : 先拉进更加认可和接受明道的同事,给予示范;在相对更加适应明道的部门内先推行,不急于立即全员使用;
    在明道上@或者私信他(她),通过若干次互动让其他同事更加了解明道;
    将部分工作场景转到明道,使其成为工作的必备工具;
    通过管理层由上至下推行,给出一定的使用激励或必要的行政要求;
  • Q : 是否一定要升级为付费版才能正式部署明道?
  • A : 不必定。虽然只有付费版才有企业账户管理员,可以强制管理用户、群组和发言,但即使在无管理员的免费模式下,因为实名制使用,用户使用会足够自律。而针对员工离职情况,明道也有妥善的汇报锁定方法来保障。
    免费网络最多可有5GB的存储量,对于公司范围内的文档分享,可以支持很长一段时间。
  • Q : 如何定位明道的用途?和其他企业IT工具有何差别?
  • A : 明道定位于企业内部的沟通协作平台,用社会化软件模式来驱动公开、透明和直效的企业内部沟通,和Email和即时通信软件相比,明道不仅仅是一个通信工具,它内建了诸多管理和协同工具。明道并不能替代专有IT系统,例如CRM和ERP,但会提供API接口帮助企业整合数据。明道对传统的OA、知识管理、项目管理软件有很强的替代性。